Zeiterfassung über den Schichtplaner

Nicht immer möchte man, dass die Arbeitszeiten durch das Stempeln der Mitarbeiter erfasst werden.
In Crewmeister kann die Zeiterfassung auch direkt und automatisch aus dem Schichtplan erstellt werden.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  1. Wann Schichtzeiten als Arbeitszeiten hinterlegt werden können.
  2. Wie man prüfen kann, ob eine Arbeitszeit gestempelt wurde oder durch den Schichtplan erstellt wurde.
  3. Wie Schichtzeiten in der Zeiterfassung automatisch auf bestimmte Projekte oder Kunden gebucht werden können.

So funktioniert die Zeiterfassung über den Schichtplan

In Crewmeister wird die Zeiterfassung immer dann automatisch gemacht, wenn an einem Tag für einen Mitarbeiter zwar eine Schicht hinterlegt ist, der Mitarbeiter jedoch keine Ist-Zeit über die Zeiterfassung stempelt oder erfasst.

In der Zeiterfassung erfasste Zeiten überschreiben daher immer Arbeitszeiten aus dem Dienstplan.

Beispiel 1 -  Zeiterfassung über den Schichtplan greift:

  • Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr und einer Schichtpause in Höhe von 45 Minuten um 12 Uhr.
  • Er erfasst am selben Tag keine Arbeitszeit über die Stempeluhr App oder einen anderen Zeiterfassungskanal.
  • Daher gilt: In der Zeiterfassung wird für den Mitarbeiter die Schichtzeit hinterlegt. Also 09-17 Uhr mit 45 Minuten Pause um 12 Uhr.

Beispiel 2 - Keine Zeiterfassung über den Schichtplan:

  • Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr und einer Schichtpause in Höhe von 45 Minuten um 12 Uhr.
  • Er erfasst per App am selben Tag eine Arbeitszeit von 09-15:30 Uhr.
  • Da nun am selben Tag eine Arbeitszeit durch stempeln in der Zeiterfassung erfolgt ist, überschreibt diese die Arbeitszeit aus der Schicht.
  • Daher gilt: In der Zeiterfassung gilt die gestempelte Zeit von 09-15:30 Uhr.

Wichtiger Hinweis – Die Ist-Zeiterfassung kann deaktiviert werden.

Wenn Sie für alle oder bestimmte Mitarbeiter überhaupt keine Ist-Zeiterfassung wünschen, sondern alle Arbeitszeiten immer automatisch aus dem Schichtplaner erstellt werden sollen, empfehlen wir, die Ist-Zeiterfassung einfach zu deaktivieren.

Deaktivieren Sie dafür einfach in den erweiterten Stempeleinstellungen das stempeln über alle Gerätetypen sowie die manuelle Zeiterfassung. Dies kann auch nur für einzelne Mitarbeiter aktiviert/deaktiviert werden.
Mehr dazu finden Sie hier.

So erkennt man, ob eine Arbeitszeit automatisch aus der Schichtplanung erstellt wurde, oder vom Mitarbeiter erfasst wurde.

Jede Arbeitszeit die automatisch aus Schichtplanung erstellt wird, wird in der Zeiterfassung klar gekennzeichnet.


Schichtzeiten in der Zeiterfassung auf Projekte/Kunden/Tätigkeiten buchen (Crewmeister Gruppen)

In der Crewmeister Zeiterfassung können die Mitarbeiter die Arbeitszeiten direkt bestimmten Projekten, Kunden oder Tätigkeiten zuordnen. Später können die Arbeitszeiten dann auch nach diesen ausgewertet werden.
Diese Projekte/Kunden/Tätigkeiten können über die Crewmeister Gruppen hinterlegt werden.

Hat man sich nun für eine automatische Zeiterfassung über die Schichtplanung entschieden, kann diese Funktion trotzdem genutzt werden.

So kann im Nachhinein z.B. ausgewertet werden, wie viel Arbeitszeit in einem bestimmten Unternehmensbereich angefallen ist oder wie viel Arbeitszeit ein bestimmtes Projekt in Anspruch genommen hat.

Dafür werden in Crewmeister die Arbeitsplätze verwendet.Wenn diese einer Gruppe zugeordnet werden, wird die Arbeitszeit bei der Zeiterfassung über die Schichtplanung automatisch auf diese Gruppe gebucht.

Nachdem sie die gewünschten Projekte/Kunden/Tätigkeiten als Gruppen hinterlegt haben, können Sie die Arbeitsplätze in den Einstellungen den entsprechenden Gruppen zuordnen:

  1. Gehen Sie dazu in die Einstellungen (Zahnradsymbol).
  2. Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Bereich Arbeitsplätze gefunden haben.
  3. Wählen Sie den gewünschten Arbeitsplatz aus.
  4. Klicken Sie im Arbeitsplatzmenü Gruppen aus und wählen die Gruppe, die Sie zuweisen möchten.
  5. Schließen Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern ab.


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